Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Pasal 75 mengamanatkan dibentuknya lembaga pengadaan barang jasa yang memiliki tugas menyelenggarakan dukungan pengadaan barang / jasa. Tindak lanjut dari Peraturan Presiden ini adalah adanya Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah ( LKPP ) Nomor 14 Tahun 2018 tentang Unit Kerja Pengadaan Barang Jasa dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun 2018 tentang Pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten / Kota. Di dalam peraturan tersebut diamanatkan maksimal akhir Desember 2018 harus sudah terbentuk lembaga mandiri berupa Unit Kerja Pengadaan Barang Jasa ( UKPBJ ) yang mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan Pengadaan Barang / Jasa pada pemerintah daerah provinsi dan daerah kabupaten / kota. Provinsi Jawa Tengah telah membentuk Unit Kerja Pengadaan Barang Jasa dengan nomenklatur Biro Administrasi Pengadaan Barang Jasa yang diatur di dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 70 Tahun 2018 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. Biro Administrasi Pengadaan Barang Jasa ini mempunyai tugas menyusun pengoordinasian penyusunan kebijakan Daerah, pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah, membantu pelaksanaan tugas dan wewenang Gubemur sebagai wakil pemerintah pusat bidang administrasi pengadaan barang / jasa, pelayanan administratif dan pembinaan sumber daya ASN di bidang administrasi pengadaan barang / jasa. Secara garis besar Biro Administrasi Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tiga fungsi utama yaitu pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik, Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa.

Pengadaan barang jasa memiliki siklus yang cukup panjang yaitu dimulai dari Perencanaan pengadaan, Persiapan pengadaan, Persiapan pemilihan, Pemilihan penyedia barang/jasa, Pelaksanaan kontrak hingga serah terima pekerjaan. Dari siklus yang cukup panjang ini tentu dapat menimbulkan peluang dari para pelaku pengadaan barang/jasa yang mengakibatkan setiap tahapan menjadi rawan dari kecurangan dan tidak bisa dilakukan pemantauan ( tracking ). Di dalam Pasal 8 Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 disebutkan pelaku pengadaan barang jasa juga cukup banyak yaitu Pengguna Anggaran (PA), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan, Agen Pengadaan, Panitia / Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan ( PPHP / PjPHP ), Penyelenggara Swakelola dan Penyedia.

Untuk itulah disetiap siklus tahapan, permasalahan harus sudah bisa diminimalisir atau dihilangkan dengan menutup peluang bagi siapapun untuk tidak melakukan kecurangan yang dapat menimbulkan persoalan pada hasil akhir pekerjaan atau bahkan menimbulkan kerugian negara. Sukses tidaknya suatu pengadaan barang /jasa juga dipengaruhi dengan adanya penyedia barang/jasa yang kompeten dibidang usahanya. Dalam pembuatan akun SPSE bagi penyedia barang/jasa, petugas verifikator akan melakukan verifikasi dokumen pendaftaran seperti NPWP Perusahaan, KTP Direktur, Akta Pendirian dan Perubahan jika ada, serta dokumen pendukung lainnya.

Tahapan reviu dokumen tender/seleksi pengadaan barang/jasa dan verifikasi dokumen pendaftaran penyedia yang pada mulanya dilakukan secara manual, yaitu dikirim berbentuk hard file dengan datang langsung ke Biro Administrasi Pengadaan Barang/Jasa, menimbulkan beberapa kendala antara lain, penggunaan kertas yang sanagat banyak, kesulitan dalam tracking dokumen, proses disposisi yang lama karena berkaitan dengan tandan tangan fisik, hingga terjadinya antrian penyedia yang banyak saat proses verifikasi pendataran akun SPSE. Berdasarkan kendala kendala tersebut, maka diperlukan inovasi berbentuk layanan digital. Sehingga dibangunlah sebuah sistem informasi berbasis web online, yaitu Sistem Informasi Layanan Langsung Pengadaan Barang Jasa (SILALAPBAJA).

Tujuan dibangunnya Sistem Informasi Layanan Langsung Pengadaan Barang Jasa (SILALAPBAJA) adalah:

1. Digitalisasi proses reviu dokumen tender/seleksi pengadaan barang/jasa yang dikirim oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ke Biro Adminitrasi Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka meningkatkan efisiensi tata kelola dokumen tender/seleksi secara online / paperless dengan tanda tangan digital dan tracking dokumen tender/seleksi;
2. Digitalisasi proses verifikasi pendaftaran akun SPSE dalam rangka meningkatkan efektifitas waktu layanan kepada Penyedia Barang/Jasa;
3. Terwujudnya kode etik dan Majelis Kode Etik Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/jasa daerah yang efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel;
4. Integrasi data Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dengan Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah dalam rangka terwujudnya reformasi birokrasi berbasis teknologi informasi dan sistem layanan terintegrasi di lingkup Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

Manfaat dibangunnya Sistem Informasi Layanan Langsung Pengadaan Barang Jasa (SILALAPBAJA) adalah:

1. Terwujudnya efisiensi tata kelola dokumen tender/seleksi secara online / paperless dengan tanda tangan digital dan tracking dokumen tender/seleksi;
2. Terwujudnya efektifitas waktu layanan kepada Penyedia Barang/Jasa dalam proses verifikasi pendaftaran akun SPSE;
3. Terwujudnya kode etik dan Majelis Kode Etik Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/jasa daerah yang efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel;
4. Terwujudnya integrasi data Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dengan Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah, sehingga meminimalisir kesalahan data pengguna.

Terciptanya sistem informasi berbasis web online yang memiliki fitur utama yaitu menu Pengadaan dan Pelayanan. Menu Pengadaan digunakan untuk memasilitasi reviu dokumen tender/ seleksi pengadaan barang/jasa dari SKPD ke Biro APBJ selaku panitia pemilihan penyedia. Selanjutnya untuk menu Pelayanan digunakan untuk memverifikasi dokumen pendaftaran akun SPSE bagi penyedia barang/jasa.