Dasar Hukum:

a.PP 94 Tahun 2021 tentang Disiplin PNS

b.Perpres Nomor 21 Tahun 2023 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Instansi Pemerintah dan Pegawai ASN

c.Pergub Jawa Tengah Nomor 19 Tahun 2023 tentang Disiplin Pegawai ASN

Mangkir, terlambat, menitipkan presensi dan penggunaan fake GPS merupakan pelanggaran disiplin pegawai. Perubahan mekanisme presensi dari WFH masa PSBB menjadi WFO masa PPKM pandemi Covid-19, menunjukkan peningkatan pelanggaran disiplin yang disebabkan oleh presensi. Rekap hukuman disiplin Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menunjukkan peningkatan pelanggaran presensi dari 42 kasus tahun 2020 menjadi 907 kasus tahun 2021. Tingginya pelanggaran tersebut membutuhkan solusi efektif guna meningkatkan kedisiplinan pegawai.

Tahun 2022 BKD mengembangkan presensi Sinaga dengan fitur monitoring atasan langsung dan peningkatan akurasi deteksi fake GPS. Fitur monitoring menyajikan data presensi pegawai pada satuan kerja atasan langsung. Atasan langsung dapat memberikan teguran/intervensi kepada pegawai indisipliner. Peningkatan akurasi sistem deteksi fake GPS dilakukan dengan membandingkan koordinat foto, koordinat smartphone dengan koordinat unit kerja. Hasil analisa menyediakan data indikasi penggunaan fake GPS. Inovasi terlaksana dengan melibatkan SDM BKD berkolaborasi dengan Diskominfo dalam penyediaan infrastruktur.

Inovasi berdampak signifikan menurunkan jumlah hukuman disiplin yang disebabkan pelanggaran presensi sebesar 42% sampai Desember 2022 dan 64,3% sampai Oktober 2023. Peluang replikasi terbuka bagi instansi dengan permasalahan sejenis. Sinaga telah direplikasi oleh 7 instansi Kabupaten/Kota di Jawa Tengah. Keberlanjutan inovasi ditunjukkan dengan komitmen tinggi pimpinan dalam menyediakan anggaran pengembangan Sinaga dan peningkatan kapasitas SDM pada perencanaan kegiatan tahun 2023.

Kelompok sasaran utama yang akan mendapatkan manfaat inovasi adalah seluruh pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Tengah sejumlah 46.134 orang. Pegawai tersebut merupakan tulang punggung dalam memberikan layanan publik kepada masyarakat. Keberhasilan pegawai dalam menjalankan tugas dan kewajiban dengan kinerja dan disiplin tinggi akan berdampak langsung pada pelayanan publik yang diberikan. Seiring dengan itu, masyarakat sebagai penerima manfaat akan merasakan dampak positif dari pelayanan publik yang diberikan. Hasil inovasi diharapkan akan berdampak signifikan dalam menurunkan angka hukuman disiplin yang disebabkan pelanggaran presensi sebesar 30% per tahun. Dengan demikian, inovasi diharapkan mampu meningkatkan kedisiplinan pegawai sekaligus memberikan efek jera pelaku pelanggaran.

Untuk mengatasi permasalahan pelanggaran disiplin pegawai, khususnya pelanggaran pelaksanaan presensi (mangkir, terlambat, menitipkan presensi dan penggunaan fake GPS), BKD mengembangkan sistem presensi Sinaga tahun 2022 dilengkapi dengan fitur :

1. Monitoring Atasan Langsung
Fitur ini memungkinkan atasan langsung melihat data presensi pegawai di satuan kerja secara realtime. Atasan langsung dapat memberikan teguran/intervensi kepada pegawai yang mangkir, terlambat dan terindikasi melakukan pelanggaran lain.

2. Sistem deteksi fake GPS
Analisa penggunaan fake GPS dilakukan dengan membandingkan koordinat foto, koordinat smartphone dengan koordinat unit kerja pegawai saat presensi. Ketidaksesuaian antar koordinat menjadi indikasi awal pemalsuan. Sistem menyediakan hasil analisa data pegawai yang terindikasi menggunakan fake GPS. Data tersebut disajikan dalam bentuk rekap bulanan per unit kerja. Deteksi berikutnya dilakukan dengan melakukan klarifikasi background foto presensi pegawai. Upaya pencegahan dilakukan dengan memblokir aplikasi fake GPS. Sinaga akan menolak presensi jika pada smartphone pegawai terdapat aplikasi fake GPS.

Ftur monitoring atasan langsung berupa teguran/intervensi berhasil menurunkan jumlah hukuman disiplin mangkir. Sistem deteksi fake GPS mampu memberikan data akurat dibuktikan dengan jumlah pegawai yang dijatuhi hukuman disiplin karena menggunakan Fake GPS meningkat signifikan. Turun signifikannya angka hukuman disiplin karena mangkir tahun 2023 juga diakselerasi dengan adanya FlexiTime Presensi yang membutuhkan telaah lebih lanjut. Secara keseluruhan, inovasi terbukti berhasil mengatasi masalah utama pelanggaran disiplin pegawai.

Evaluasi internal dan eksternal dilakukan secara berkala untuk menggali kelebihan dan kekurangan inovasi. Kekurangan yang ditemukan akan menjadi bagian penting untuk pengembangan dan peningkatan kemampuan inovasi tahap selanjutnya. Hal yang dilakukan pada evaluasi internal adalah:

1. Evaluasi tim Internal BKD: Tim Melakukan pendataan dan pencatatan kelemahan dan kekurangan inovasi untuk selanjutnya diakomodir dalam pengembangan selanjutnya. Kelemahan swafoto yang masih dapat dilakukan pegawai dengan menggunakan foto bukan pegawai yang bersangkutan akan diakomodir dalam pengembangan tahun 2023 dengan menggunakan teknologi face detection dan face recognition. Selain itu, ketersediaan aplikasi pada platform Apple IOS juga akan diakomodir dalam pengembangan tahun 2023.

2. Survei indeks kepuasan pengguna (IKM): Hasil IKM diperoleh dari pengguna presensi sinaga mobile pada playstore. Berdasarkan hasil IKM tersebut mayoritas pengguna merasakan kemudahan dalam pelaksanaan presensi dan sekaligus memberikan saran perbaikan. Saran perbaikan adanya pegawai yang memalsukan koordinat dalam melaksanakan presensi. Penambahan daftar pemblokiran aplikasi terindikasi dapat digunakan untuk memalsukan koordinat wajib terus di update berkala. 

Evaluasi eksternal diperoleh dari testimoni masyarakat yang merasakan dampak dari meningkatnya disiplin pegawai. Berdasarkan testimoni tersebut, diperoleh informasi bahwa pelayanan terhadap masyarakat dilaksanakan tepat waktu.