DASAR HUKUM

SK Direktur Nomor 188.4/47A/2022 Tahun 2022 tentang Aplikasi Pendaftaran Online dan Pelayanan Rawat Jalan. Kemudian dikenal sebagai PELAYAN RAJA (PEndaftaran onLine dan pelAYANan RAwat JAlan).

PERMASALAHAN MAKRO

Berdasarkan data kunjungan pasien rawat jalan RSUD Dr. Moewardi  2021 jumlah kunjungan  1266 orang/ hari, dimana 14 %  dari Solo, dan 86% dari luar Solo ( Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Sukoharjo, Boyolali, Jawa Timur dan luar Jawa Tengah / Jawa Timur).

Sebelum inovasi, sistem pendaftaran pasien rawat jalan menggunakan sistem manual.  Waktu yang dibutuhkan  untuk mendapatkan pelayanan mencapai 7 jam dengan 6 titik antrian.

PERMASALAHAN MIKRO

Dengan sistem pendaftaran manual tersebut menyebabkan berbagai masalah, antara lain :

1. Pasien harus datang untuk mendapatkan nomor antrian
2. Waktu kedatangan harus pagi-pagi untuk mendapatkan nomor antrian dengan urutan awal
3. Pasien dan keluarga memenuhi teras RS karena pasien sudah datang sebelum pintu pendaftaran dibuka
4. Ruang pendaftaran berjubel karena semua pasien datang hampir bersamaan di pagi hari
5. RS harus menyediakan loket pendaftaran beserta petugasnya dalam jumlah banyak

ISU STRATEGI

Inovasi ini implementasi RPJMD Pemprov Jateng tahun 2018-2023 misi 4 yaitu menjadikan masyarakat Jawa Tengah lebih sehat, lebih pintar, lebih berbudaya, dan mencintai lingkungan.

TAHAPAN INOVASI

Pada awal tahun 2022  dilakukan penyempurnaan E-patient, penambahan sarana unit anjungan menjadi 22 unit dan perbaikan sistem yaitu kehadiran dokter tepat waktu dan pengantaran obat ke rumah pasien oleh PT Pos Indonesia dan TIKI.  

Pasien yang akan periksa di rawat jalan cukup mendaftar dari rumah memakai Hp sendiri, screening secara mandiri, datang ke RS 30 menit sebelum jam yang tertera di booking online, mencetak berkas pendaftaran di anjungan mandiri, menuju poliklinik untuk pemeriksaan perawat dan dokter, dan terakhir menuju apotek memberitahukan obat untuk dikirim ke rumah dan pasien sudah bisa pulang.

KEUNGGULAN DAN KEBAHARUAN

Kebaruan dari  inovasi ini, antara lain :

1. Pasien mendaftarkan pelayanan rawat jalan dari rumah  melalui Handphone. 
2. Pasien baru dan lama dapat melakukan pendaftaran secara online. 
3. Pasien dapat melakukan screening pasien rawat jalan secara mandiri tanpa harus antri di meja screening.
4. Pasien mendapatkan estimasi waktu dilayani dokter yang tercantum pada booking online sehingga dapat memperkirakan jam kedatangan ke RS.
5. Pasien cukup memasukkan kode booking pada mesin anjungan pendaftaran mandiri tanpa harus antre di loket pendaftaran.
6. Inovasi ini tidak semata-mata aplikasi pendaftaran namun digabungkan dengan perbaikan sistem yaitu ketepatan waktu kehadiran dokter dan pengantaran obat.

RSUD Dr. Moewardi merupakan RS tipe A, rujukan Jawa Tengah, Jawa Timur, Jawa Barat serta luar pulau Jawa. Berdasarkan data kunjungan pasien rawat jalan tahun 2019 jumlah kunjungan 1266 orang/hari, dimana 14% berasal dari dalam kota Solo dan 86% dari luar kota Solo (Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Sukoharjo, Boyolali, Jawa Timur dan luar Jawa Tengah/Jawa Timur).

Sebelum inovasi, sistem pendaftaran pasien rawat jalan menggunakan sistem manual. Pasien datang mengambil nomor antrian, dilakukan screening, mendaftar di loket pendaftaran, dilakukan pemeriksaan perawat, dilakukan pemeriksaan dokter, selanjutnya menuju ke apotek untuk antri pengambilan obat. Waktu yang dibutuhkan mencapai 7 jam dengan 6 titik antrian. Waktu ini dihitung mulai dari pasien datang sampai pulang. Enam titik antrian tersebut yaitu di pengambilan nomor antrian, screening, loket pendaftaran, pemeriksaan perawat, pemeriksaan dokter dan pengambilan obat di apotek.Dengan sistem pendaftaran manual tersebut menyebabkan berbagai masalah, antara lain :

1. Pasien harus datang untuk mendapatkan nomor antrian
2. Waktu kedatangan harus pagi untuk mendapatkan nomor antrian dengan urutan awal
3. Pasien dan keluarga memenuhi teras RS karena pasien sudah datang sebelum pintu pendaftaran dibuka
4. Ruang pendaftaran berjubel karena semua pasien datang hampir bersamaan pada pagi hari
5. RS harus menyediakan loket pendaftaran beserta petugasnya dalam jumlah banyak

Permasalahan diatas dialami oleh pasien dan keluarga yang mengantar. Waktu yang dibutuhkan untuk berada di RS dalam jangka waktu 7 jam dengan 6 titik antrian berdampak pada ketidaknyamanan, kelelahan, stress, frustasi, ketidakefisienan, wasting time, komplain, yang pada akhirnya menurunkan tingkat kepuasan pelayanan.

Tujuan inovasi ini adalah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan pasien rawat jalan dihitung mulai dari pasien datang sampai pulang dari RS dengan target waktu maksimal 2 jam. Selain itu juga mengurangi jumlah titik antrian selama proses pelayanan rawat jalan dengan target hanya 2 titik antrian yaitu pemeriksaan perawat dan dokter.

Inovasi PELAYAN RAJA memberikan dampak untuk pasien dan keluarga maupun RSUD Dr. Moewardi. Hal ini terlihat dari :

1. Berkurangnya jumlah antrian pengambilan nomor pasien di pagi hari, dibuktikan dengan 84 % pasien sudah menggunakan pendaftaran online.
2. Pasien datang ke RS secara bergiliran sesuai estimasi waktu diperiksa oleh dokter
3. Efisiensi SDM Pendaftaran dari 7 orang menjadi 4 orang.
4. Berkurangnya titik antrian dari 6 titik menjadi 2 titik.
5. Berkurangnya penumpukan pasien di ruang pendaftaran
6. Berkurangnya waktu tunggu pasien dari 7 jam menjadi 2 jam.
7. Meningkatnya rating ulasan positif pada platform Googlereview dari 2,7 menjadi 4,2.
8. Meningkatnya kepuasan pasien pada tahun 2022 jika dibandingkan dengan tahun 2020 dari 85,87 % menjadi 91,56 %.
9. Peningkatan jumlah pasien dari 1266/ hari menjadi 1546 pasien/ hari.

Hasil Inovasi Pelayan Raja meliputi : 

1. Meningkatkan jumlah pasien dari 1266/hari menjadi 1546 pasien/hari
2. Berkurangnya titik antrian dari 6 titik menjadi 2 titik
3. Berkurangnya waktu tunggu pasien dari 7 jam menjadi 2 jam
4. Meningkatnya rating ulasan positif pada platform Googlereview dari 2,7 menjadi 4,5.