SKB antara Menkeu, Mendagri, serta Menpan dan RB perihal Moratorium PNS, disusul PP No. 49/2019 tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja, berdampak kepada semakin berkurangnya tenaga staff Tata Usaha di Sekolah Negeri, karena belum adanya penggantian pegawai yang pensiun. Hal itu menyebabkan semakin bertambahnya beban kerja staff Tata Usaha dan bisa berimplikasi kepada menurunnya pelayanan, termasuk dibidang Tata Kelola Persuratan Sekolah. Untuk mengatasinya, dilakukan dengan melakukan Digitalisasi Tata Kelola Persuratan Sekolah, atau disingkat Gita Laras. Aplikasi dibuat dengan memanfaatkan Google Workspace for Education, meliputi Google Form untuk input data, Google Spreadsheet untuk menyimpan dan mengolah data, Google Apps Script untuk membuat otomasi, Google Sites untuk menampilkan data berbasis Website, serta Google Looker Studio untuk menampilkan dasbor laporan dan tracking data surat yang informatif. Selain berbasis website, disediakan juga APK untuk bisa diinstall diperangkat mobile. Aplikasi juga bisa dikombinasikan dengan aplikasi Desktop WhatsApp untuk otomasi notifikasi, pembuatan disposisi dan sub disposisi, pengiriman laporan, serta tracking surat, dengan lebih mudah dan aman cukup menggunakan WhatsApp, tanpa pengguna perlu membuka Website atau menginstall APK di perangkat mobile. Aplikasi telah terbukti dapat digunakan dengan efektif dan efisien serta memiliki kelebihan : real time, dapat diakses anywhere anytime, kerahasiaan terjamin, monitoring lebih mudah, penomoran dan pembuatan surat otomatis, paperless, accessible, murah, dan mudah di tracking. Aplikasi juga sudah dipasarkan dan diduplikasi di 20 sekolah di Jawa Tengah, Banten dan Jambi, serta beberapa sekolah masih dalam proses deploy/ setting duplikasi aplikasi.
Penyelenggaraan good corporate governance atau tata kelola yang baik merupakan komitmen yang muncul karena tuntutan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang lebih optimal. Kecepatan dan keakuratan pelayanan menjadi salah satu tolak ukur dalam menilai kesuksesan birokrasi dalam suatu instansi/perusahaan. Namun untuk mewujudkannya, diperlukan kerjasama antara pemerintah, swasta, dan masyarakat.
Pemerintah juga dituntut untuk memiliki komitmen bisa menerapkan pemerintahan yang baik atau good governance untuk mengatasi berbagai macam permasalahan yang ada di Indonesia. Good governance, diharapkan dapat membantu mengintegrasikan peran pemerintah, sektor pemerintah, dan masyarakat agar pelaksanaannya bisa menjadi lebih efektif, efisien, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Dalam penataan birokrasi, pemerintah terus membenahi birokrasi. Kementerian yang bertugas menata aparatur negara, yaitu Kementerian Pendayaan Aparatur Negara, sejak tahun 2009 diubah namanya menjadi Kementerian Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Perubahan ini merupakan komitmen pemerintahan untuk tidak hanya mengelola dan mengatur aparatur negara, tetapi juga melakukan lompatan-lompatan reformasi dalam birokrasi yang dirasa masih banyak hambatan.
Diantara upaya reformasi yang dilakukan pemerintah adalah dengan menerbitkan Peraturan Bersama SKB Tiga Menteri yaitu Menkeu, Mendagri serta Menpan dan RB pada tanggal 24 Agustus 2011, Perihal : Penundaan Sementara (moratorium) Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil. Terbitnya Peraturan Bersama ini adalah dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia serta efisiensi anggaran belanja pegawai yang telah ada. Salah satu implementasinya adalah penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil, dimana penambahan CPNS harus berdasarkan analisis jabatan dan perhitungan yang sungguh-sungguh diperlukan.
Sekolah, khususnya sekolah Negeri sebagai salah Lembaga yang bertugas melayani kebutuhan dasar Pendidikan bagi masyarakat juga merasakan dampak dari adanya moratorium ini. Sesuai Pasal 2, Peraturan Bersama diatas, bahwa yang dikecualikan untuk ditunda pengadaannya adalah tenaga pendidik, tenaga dokter dan perawat, serta jabatan yang bersifat khusus dan mendesak. Staff Tata Usaha di satuan pendidikan, meski berada pada lembaga yang menangani pendidikan secara langsung, tidak digolongkan sebagai pendidik sehingga tidak termasuk dalam ketiga pengecualian kriteria moratorium tersebut, sehingga masuk dalam formasi PNS yang terdampak moratorium tersebut.
Selain dampak moratorium PNS sesuai SKB diatas, kondisi kekurangan pegawai juga terjadi pada sekolah dampak dari adanya Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 Tentang Manajemen Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja. Turunan dari PP tersebut, termasuk di Provinsi Jawa Tengah, adalah adanya larangan Kepala Dinas/ Organisasi Perangkat Daerah untuk mengangkat GTT/ PTT barudan hanya boleh mendapat tambahan dari pegawai yang diterima melalui skema P3K (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja) dimana seluruh prosesnya diatur oleh Kemenpan RB. GTT/PTT yang terlanjur ada di sekolah yang bisa dibayar melalui dana BOP (Bantuan Operasional Sekolah) sebagai pendamping BOS (Bantuan Operasional) hanya pegawai yang telah diangkat sebelum tahun 2019. Jika setelah tahun 2019 terjadi adanya GTT/ PTT yang masuki masa pensiun, maka tidak bisa diangkat pegawai penggantinya.
Efek dari adanya moratorium PNS dan pelarangan pengangkatan GTT/PTT baru tersebut, adalah berkurangnya Tenaga Kependidikan pada sekolah-sekolah negeri akibat banyaknya Tenaga Kependidikan yang memasuki purna tugas tetapi belum bisa digantikan dengan PNS yang baru maupun penambahan pegawai tidak tetap.
Akibat adanya pengurangan PNS, dan juga pegawai Non PNS Tenaga Kependidikan di sekolah-sekolah negeri, maka beban kerja pegawai Tata Usaha pada sekolah-sekolah tersebut akan semakin besar karena bertambahnya rasio pegawai dan pekerjaan yang ada. Masalah yang timbul akibat hal ini diantaranya :
Gita Laras bukanlah aplikasi pertama yang fungsinya untuk pengelolaan Tata Kelola Pesuratan. Aplikasi persuratan yang sudah ada terbagi menjadi aplikasi yang disediakan pemerintah, dan aplikasi yang dikembangkan pihak swasta.
Untuk aplikasi tata kelolapersuratan yang dikembangkan pemerintah diantaranya dari Badan Arsip Nasional yang telah mengeluarkan aplikasi Srikandi ( https://srikandi.arsip.go.id/ ) untuk bisa digunakan oleh Kementerian, Badan, Lembaga dan Pemerintah Daerah di Indonesia, sedangkan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah telah meluncurkan aplikasi TATA PRAJA ( https://tatapraja.jatengprov.go.id/ ), untuk digitalisasi persuratan semua Dinas dan SKPD di Jawa Tengah. Kendala yang ada adalah sampai saat ini sekolah belum diijinkan untuk menggunakan kedua aplikasi tersebut secara penuh, baru sampai pada Dinas/ SKPD. Kelebihan Gita Laras dibandingkan dengan Srikandi dan Tata Praja adalah :
Kelebihan Gita Laras dibandingkan dengan aplikasi tersebut adalah :
Nama | : | Komariyanto |
Alamat | : | Plalangan RT 3/ I Kelurahan Plalangan Kecamatan Gunungpati Kota Semarang |
No. Telepon | : | 085741255521 |